Kolaborační nástroje

Technologický pokrok na pracovišti nevidíme už jenom jako přesun od klasických poznámkových bloků k těm digitálním. Nástrojů pomáhajících koordinovat činnosti na projektech, kdy jednotlivé pracovníky nemusí dělit pouze vzdálenost v měřítku několika metrů, ale často jde i o kilometrové vzdálenosti, je obrovské množství. Jak však zvolit ten pravý?

264
0
SDÍLET

S nadpisem tohoto článku si nemusíte dělat těžkou hlavu. Nebudu vám v něm do hlav vtloukat, jak byste měli spolupracovat s radikálními politickými směry, abyste pomáhali nepříteli národa. Výraz kolaborace často chápeme negativně, v zahraničí se však poměrně běžně používá, a to v pozitivním slova smyslu. Dokonce byste si měli dávat pozor i na správné výklady slov kooperace a kolaborace. Oba sice znamenají spolupráci, ale při kooperaci jde o formu, kdy každý člen skupiny vytvoří svou část práce na projektu a pomyslné díly skládačky se spojí a vytvoří kýžený výsledek. V této metodě však může o úspěchu či neúspěchu rozhodnout kterýkoliv článek skupiny, který nevykoná svůj díl práce. Naopak u kolaborace se pomyslné pracovní síly spojí a současně dohromady vytvářejí společný projekt, za nějž je dohromady zodpovědná celá skupina.

Moderní kolaborace

Mezi moderní kolaboraci můžeme zařadit i jeden z nejaktuálnějších trendů v oblasti hromadné výroby. Hned v několika provozech, včetně české automobilky Škoda, již vedle klasických manuálních pracovníků funguje tzv. „kolaborační robot“. Jde o robotické rameno s umělou inteligencí a včleněnou řadou senzorů, díky nimž se lidským pracovníkům neplete pod ruce a zároveň vykonává práci, kterou by lidé dělali podstatně déle, případně i s větší chybovostí. Připouštím však, že jde pravděpodobně o odlišný kolaborační nástroj, než jaký byste očekávali. Popravdě? Ty další už budou hlavně softwarové.

S čím mohou kolaborační nástroje pomoci?

Hlavním účelem kolaboračních nástrojů je zvýšení efektivity práce. Zaměřují se také na minimalizaci technické náročnosti pro uživatele. Není to až tak dávno, kdy jsme strávili několik dlouhých minut kontrolou a nastavením konferenční místnosti. Vše se zdálo být v pořádku, ale v okamžiku, kdy jsme se chtěli spojit s kolegou či klientem, něco přestalo fungovat. Na osobu na druhé straně jsme mohli zmateně mávat, ale slyšet nás zkrátka nebylo. Dnešní systémy jsou mnohem vyspělejší a jejich hlavní předností jsou minimální nároky na uživatele. Často stačí zadat pouze e-mail osoby, s níž se chceme spojit, případně jí poslat odkaz s pozvánkou. Obdobně dnes můžeme nejen komunikovat, ale také plánovat a řídit čas vlastní i svých kolegů a podřízených. Stačí si pouze vybrat vhodný nástroj, který veškerou administrativní zátěž vykoná za vás. Kolaborační nástroje zahrnují hned několik různých funkcí:

  • plánování;
  • komunikaci;
  • práci s dokumenty;
  • ukládání souborů.

Typy nástrojů

Kolaborační nástroje můžeme rozdělit na ty, co se bez hardwaru obejdou, a ty, co ne. Druhé zmíněné jsou softwarovými programy využívajícími konkrétní techniku zejména v podobě dotykových obrazovek, nejrůznějších panelů, kamer a projektorů. Při výběru vhodného řešení také můžete narazit na případné komplikace, jako je dostupnost programů pouze v angličtině. Když se zaměříme spíše na hardwarově nenáročná řešení, zjistíme teprve, jak pestré množství nejrůznějších typů a značek na trhu najdeme. Jen při přípravě tohoto textu jsem narazil na články, kde se pochval dostávalo desítkám nejrůznějších programů a aplikací. Řada z nich je dokonce řešena pouze prostřednictvím webového rozhraní.Důležitější způsob dělení nástrojů však spočívá v jejich funkci:

  • Seznamy úkolů – Někdy bývají nazývány také jako „to-do listy“. Obsahují pouze jednoduché odrážky, v nichž jsou uvedeny konkrétní úlohy, které mají být splněny. Správně by si měl každý zaměstnanec sám sobě udělat takový seznam už na konci předchozího pracovního dne, aby měl úplně jasno, co ho další den čeká. Je běžné, že se během dne mohou změnit priority, případně přibudou nové úkoly. Ideální je pak kombinace s automatizovaným systémem upomínek, který uživatele upozorní na to, co ještě nestihl dokončit.
  • Poznámky – Poznámky jsou v podstatě obdobným nástrojem jako to-do listy s tím rozdílem, že zde lze podrobněji rozepsat konkrétní úkoly. Nenajdeme tedy pouhou připomínku, že máme „zavolat panu Novákovi“, ale zjistíme také, co všechno jsme s tímto klientem chtěli probrat pěkně bod po bodu, a můžeme si být jistí, že na nic nezapomeneme (pokud jsme si to zapsali). Podobně zde můžeme také archivovat důležité informace, které se nám mohou časem hodit.
  • Práce s dokumenty – Správa dokumentů je jedním ze stěžejních systémů, díky němuž můžeme ideálně v cloudovém prostředí pracovat s různými typy dokumentů. Když má každý člen v týmu odlišnou úlohu, může se i několik lidí podílet na tvorbě jediného dokumentu. Jeden člen se zaměří na estetickou stránku věci, jiný píše text, další kontroluje pravopis. Obdobně ale mohou lidé spoluvytvářet a navzájem si komentovat jednotlivé úpravy.
  • Komunikační platformy – Komunikace musí být zajištěna spolehlivým programem, který nemívá žádné, případně minimální výpadky provozu. Lze kombinovat komunikaci psanou s mluvenou, případně videohovory. Díky spolehlivým komunikačním platformám může firma umožnit spolupráci mezi pobočkami společnosti napříč světem, a to bez zbytečných průtahů či nákladů.
  • Management systémy – U těchto produktů je vhodné zvážit, do jaké míry odbornosti se uživatelé mají pouštět. Pomocí pokročilých management systémů lze řídit jakýkoliv projekt v rozsahu od zpracování tiskové zprávy až po stavbu kanálu Dunaj–Odra–Labe. Logicky však bude jeho pořízení nákladnější než jiné očesané verze. Pomocí management systémů můžeme nejen určovat a koordinovat úkoly a přesná zadání, ale vidíme také přesný průběh jednotlivých projektů. Zjistíme také, proč a kde došlo k největším průtahům, a můžeme si na ně „posvítit“.

Řízená spolupráce

Nejúčinnějším kolaboračním nástrojem jsou logicky management systémy, které svým uživatelům pomohou hlouběji proniknout do tajů operačního výzkumu a tvorby Ganttových diagramů, tedy grafického znázornění naplánování posloupnosti činností v čase. Uživatel mnohých z těchto řešení nemusí být žádný ostřílený manažer, aby zvládl určit, jak dlouho bude který projekt trvat.Vybrali jsme pro vás hned několik nejdiskutovanějších nástrojů, s nimiž se v souvislosti s firemní spoluprací zajisté setkáte. Vyberete si mezi nimi ten pravý (pozn. red.: levé nebrat J)?

Asana

Asana představuje nástroj, který se hodí k řízení projektů všech velikostí. Při plánování dokáže zobrazit nejen stav projektu nebo kalendář, ale názorně zobrazí i časovou osu. Díky ní se již nebudou nikomu krýt žádné projekty. Navíc umí šikovně rozmělnit projekt na menší části, tedy sekce, ty na úkoly a ty na podúkoly. Jedinou možnou překážkou může být dostupnost pouze v angličtině a nutnost platby cca deset dolarů na uživatele za měsíc.

AWOW

AWOW, tedy Anectwayofworking, je relativně nový nástroj, který spojuje výhody konferenčních hovorů a cloudové infrastruktury. Účastníci tak spolu mohou nejen komunikovat prostřednictvím chatu či videohovorů, ale také sdílet obsah a hromadně na něm pracovat. Řešení vychází ze stávajících technologií jako Cisco Telepresence, Skypefor Business nebo Vidyo, ale zároveň odstraňuje typické překážky dnešní online spolupráce, jako je nedostatečná kvalita a spolehlivost online schůzek v klasickém PC prostředí nebo věčný problém, jak všechny uživatele a zařízení propojit dohromady.

Basecamp

Basecamp představuje jednoduchý nástroj oblíbený především u softwarových společností. Pokud máte rádi řešení typu vše v jednom, asi pro vás bude představovat jasnou volbu. Najdete zde totiž jak správu uložených dokumentů, tak i možnosti komunikace, zobrazíte si rozpracované projekty, ale také seznam úkolů či deadlinů, které je nutné dodržet. Basecamp také může klást automatické dotazy, podle nichž získají uživatelé přehled o tom, co bude kdo daný den dělat.

Microsoft Teams

Řešení Teams společnosti Microsoft je jednou z aplikací, jejímž prostřednictvím lze zajistit interní komunikaci uvnitř i vně firem. Díky ní spolu mohou jak jednotliví zaměstnanci, tak i pracovní skupiny vzájemně chatovat, sdílet své soubory či poznámky a samozřejmě také plánovat schůzky. Do řešení Teams lze také integrovat aplikace určené pro management práce, z nichž zde uvádím například Trello nebo Asanu. Pokud nepotřebujete řešit hosting e-mailu Exchange nebo vlastní e-mailovou doménu, můžete Teams využívat až pro 300 uživatelů zdarma.

Ruum by SAP

Ruum je jedním ze startupů, které do již zaběhlých konceptů zavádějí nové technologie. Konkrétně u Ruumu jde o umělou inteligenci – pojmenovanou jako Ada, která se stará, aby členové týmu plnili své úkoly dle stanovených termínů. Zasílá jim tedy zprávy, v nichž se táže, zda svou práci stíhají, a podle toho také týmu dodává aktuální přehled o celém projektu. Platforma Ruum může také zobrazit přehlednou časovou osu a integrovat se do řešení SAP.

Skype for Business

Skype je jedním z průkopníků v oboru komunikace přes internet. Často se také v praxi setkáme i se slovesem „skypovat“, které už tak zevšednělo, že se používá snad častěji než videohovor po internetu. Skype for Business tedy představuje placenou verzi tohoto programu rozšířenou o mnoho dalších funkcí jako sdílení obrazovky, souborů, organizace konferenčních hovorů, ale i možnosti společné správy souborů.

Slack

Slack představuje další komunikační nástroj pro malé i velké firmy. Uživatelé jej mohou používat buďto jako aplikaci, nebo formou webového rozhraní. Se Slackem lze nejen komunikovat s jednotlivci či skupinami, ale také zasílat dokumenty, plánovat schůzky nebo sdílet poznatky ve veřejných skupinách. Obdobně jako řada konkurenčních řešení má free i placenou verzi. Další výhodou je absence jazykových bariér, protože je dostupná i v češtině.

Trello

Trello je univerzální nástroj pro organizaci projektů, a to nejen pro skupiny. Může dobře posloužit i při organizaci více úkolů jediného pracanta. Trello nabízí organizaci práce pomocí přehledných nástěnek, které lze třídit buďto jako veřejné, či soukromé. V případě veřejných je zapotřebí dbát na to, aby se zde neobjevila žádná klientská data. Trello lze používat jak ve webovém rozhraní, tak i jako aplikaci.

Gettick

Gettick je česká aplikace zahrnující hned několik řešení. Relativně nový nástroj poskytuje možnosti chatu se všemi členy týmu a kromě toho spojuje již hotové aplikace osvědčených výrobců v jednu, a dodává tak unifikované řešení. Bohužel s těmito aplikacemi není plně propojen a uživatel si musí vytvořit účet i u ostatních nástrojů, které bude používat. Mezi ně patří například Microsoft Outlook, Google Drive, ale i Trello nebo Asana.

I když poslední zmiňovaný nástroj není úplně ideálním řešením a vyžaduje registrace u podporovaných aplikací, poskytuje unikátní propojení hned několika úspěšných řešení. Pokud by se tedy našel nástroj, s nímž by ladila veškerá infrastruktura, a obsahoval by všechny potřebné funkce, představoval by podstatný krok kupředu. Nejblíže k tomu zatím mají firmy jako Google a Microsoft, které mají plnou paletu nejrůznějších nástrojů. Jak to ale dopadne, ukáže zase jen čas.