Spolupracujte odkudkoliv, díky technologiím budoucnosti

Vývoj pracovního prostředí v souvislosti s kombinací práce z domova i kanceláře generuje nové požadavky na týmovou spolupráci.

141
0
SDÍLET

Základním předpokladem efektivní práce je udržet všechny zaměstnance aktivně zapojené do procesů v organizaci, zjednodušit papírování a usnadnit komunikaci s kolegy, partnery a zákazníky.

Konec papírování

Každý doklad, který pořídíme, musíme doručit k účetní, aby ho správně zaevidovala, případně proplatila. Následně větší částku nechat schválit, což opět vyžaduje buď další zasílání nebo návštěvu příslušného oddělení. Samotná účetní pak pracně přepisuje údaje z dokladů či faktur do systému, obíhá všechny povolané pro schválení a v celém procesu nesmí udělat chybu.

Většinu manuálních úkonů už dnes však můžete vynechat. Stačí naskenovat nebo mobilním telefonem vyfotit a odeslat na jedinou e-mailovou adresu. Chytrý systém na druhé straně z nich automaticky vyčte potřebná data, zaeviduje do systému a dle povahy automaticky pošle tomu, kdo má právo takový dokument schválit. Ten opět jediným kliknutím v počítači nebo v mobilu okamžitě posune proces do další fáze.

Právě takový systém představila společnost Ricoh na on-line akci Future Is Here, která byla zaměřena na efektivní využití digitálních technologií v kanceláři budoucnosti. Více než 70 % připojených potvrdilo, že stále pracují převážně s dokumenty v papírové podobě a že je zajímá, jak tuto nezáživnou, ale nutnou činnost zjednodušit.

Systém Docuware pro digitalizaci dokumentů společnosti Ricoh může být nasazen během několika dní, aniž by došlo k omezení stávajícího provozu. Jeho výhodou jsou přiměřené náklady ve formě měsíčního paušálu a možnost systém kdykoliv rozšířit a přizpůsobit aktuálním potřebám. Stačí si domluvit schůzku se specialistou společnosti Ricoh a vyměnit si několik základních informací o vašem fungování.

DocuWare – software pro digitalizaci a workflow dokumentů

Komunikace na dálku, která funguje

Další oblastí, která čelí zvýšeným nárokům uživatelů je komunikace mezi kolegy, partnery a zákazníky. Každá jednací místnost je stvořena k tomu, aby se v ní lidé domluvili, našli řešení nebo si alespoň nasdíleli své nápady. To vše platí tehdy, kdy je místnost volná, všichni se mohou dostavit a vybavení místnosti funguje bez zdlouhavého nastavení. Na akci Future Is Here představila společnost Ricoh komplexní řešení pro audiovizuální komunikaci a rezervační systém Ricoh Spaces pro správu nejen jednacích místností, ale i sdílených pracovních míst, parkovacích stání apod.

Ricoh, jako centrální AV integrátor, dokáže vyřešit interní i externí komunikaci jako celek, včetně její integrace např. do platformy Microsoft Teams. Cílem takové integrace je systém, který je dostupný odkudkoliv a zároveň velmi jednoduchý na ovládání.

K připojení ke schůzce vám stačí jediné kliknutí na panelu příslušné místnosti, v přehledném rozhraní máte k dispozici veškeré dokumenty, včetně svého úložiště např. OneDrive, takže nepotřebujete ani svůj notebook. O přenos zvuku a videa se starají špičkové technologie, jako např. Crestron, Logitech apod., které dokážou bez zásahu člověka automaticky zaměřit obraz na toho, kdo právě hovoří, a jeho hlas přenést v dostatečné síle, ať už sedí v jednací místnosti kdekoliv.

Tyto systémy doplňují obrazovky s uhlopříčkou dle velikosti jednací místnosti, které mohou být vybaveny interaktivní dotykovou vrstvou pro úpravy přímo do sdílených dokumentů. Tyto úpravy mohou provádět i vzdáleně připojení kolegové což posouvá spolupráci na dálku na úplně jinou úroveň, zvyšuje se efektivita jednání a šetří všem zúčastněným čas. Vybrat si můžete z připravených řešení dle velikosti a počtu jednacích místností, které můžete využívat v rámci chytrého pronájmu již od 890 Kč za měsíc.

Rezervační systém Ricoh Spaces výše uvedené doplňuje o přehlednou správu volných místností, včetně signalizace jejich nutného úklidu či dezinfekce. Zároveň ho můžete využít ke správě sdílených pracovních míst a doplnit soustavou čidel pro ještě přesnější data o jejich využití. Stejný princip lze aplikovat také na parkovací místa apod. Další funkcí je informační panel, který kromě samotné rezervace místa zobrazuje aktuální informace o novinkách ve společnosti, nových produktech či službách nebo aktuálním menu v kantýně. Pro správce budov či majitele firem je navíc doplněn o přehledné statistky využití celého prostoru. Systém Ricoh Spaces lze podobně jako AV vybavení pořídit formou měsíčních plateb, kde je hlavním parametrem počet spravovaných pozic a místností.

Ricoh Spaces – rezervační systém

Bezpečí dat a funkční vzdělávání uživatelů

Třetí oblastí z představených témat moderní týmové spolupráce je bezpečnost firemních dat v souvislosti s chováním uživatelů a jejich vzděláním. Množství útoků za poslední rok není potřeba připomínat a součet tučných plateb za „osvobození“ životně důležitých informací dotčených subjektů nepřidá na klidném spánku. A to i přes to, že všichni zúčastnění měli své antiviry, firewally apod. Specialisté z oddělení IT Services společnosti Ricoh jsou připraveni výrazně zvýšit ochranu před velmi sofistikovanými útoky z internetu nebo i vlastních řad, včetně velmi oblíbeného zcizení dat o zákaznících zaměstnancem ve výpovědi.

K prevenci je nejlepší edukace, proto nabízí společnost Ricoh jako součást IT Services také unikátní systém vzdělávání s názvem Centrum vědění. Ten je formou znalostní báze integrované do prostředí Microsoft Teams jednoduše nastavitelný na ta nejdůležitější témata. Centrum vědění je plně lokalizováno a umožňuje správu pravidelných kurzů, anket a nápovědy, včetně dnes populární gamifikace, aby všechny zúčastněné vzdělávání bavilo a motivovalo. Pokud již využíváte platformu Microsoft Teams bude pro vás nasazení vzdělávacího systému ještě jednodušší.

V případě zájmu o moderní technologie pro týmovou spolupráci využijte kontaktu na www.ricoh.cz