Chyby, které děláme při správě dokumentů

Které chyby jsou v oblasti správy dokumentů nejčastější? A neděláte je také ve své společnosti?

Nesprávné indexování a organizace dokumentů

Neexistence organizovaného systému pro správu a uchovávání fyzických dokumentů je častou chybou, kterou mnohé organizace přehlížejí. Efektivita každého podniku/společnosti závisí na rychlosti, s jakou lze získat přístup k požadovaným informacím. Absence systému opatřování listin ztěžuje (někdy dokonce znemožňuje) nalezení důležité obchodní nebo právní evidence.

In-house správa záznamů

In-house správa záznamů je nejméně účinný způsob, jak se organizace může spolehnout na správu dokumentů a záznamů. Správa záznamů in-house je drahá a nejméně bezpečná, vystavuje kritické informace možné krádeži nebo špionáži a přitom nese vysoké náklady. I když jsou dokumenty digitalizovány, je interní systém správy dokumentů vždy zranitelný vůči útokům a nehodám, ke kterým dochází uvnitř objektu.

Žádný plán uchovávání

Nemít řádný plán uchovávání nakonec vede k míchání kritických záznamů s těmi, které je třeba zlikvidovat. Oddělit tyto záznamy je těžkopádná činnost. Organizace musí mít jasný plán pro uchovávání záznamů v souladu s obchodními předpisy a právními pokyny. Velice důležitým krokem je také určování, zda je záznam důležitý nebo je třeba jej skartovat, což usnadní manipulaci a logistiku. Ujistěte se, že váš plán uchovávání záznamů je konzistentní ve všech odděleních, aby nedošlo ke konfliktu nebo nedodání.

Absence digitalizace papírových dokumentů

„Nedigitalizace“ fyzických záznamů může vyústit ve velký problém vzhledem k množství útoků, podvodů a špionážních operací, které probíhají po celém světě. Vaše záznamy musejí být digitalizovány při nejbližší příležitosti a zabezpečeny šifrováním na úrovni standardu pro odvětví, kde se pohybuje. Ponechání fyzických dokumentů tak, jak jsou, činí organizaci zranitelnou – nejde přitom jen o úmyslná poškození, ale jsou vystaveny také přírodním katastrofám. Systém pro správu digitálních záznamů zajistí, že budete mít více záloh důležitých záznamů, které mohou být kdykoliv obnoveny.

Ignorace profesionálních firem pro správu záznamů

Profesionální firma pro správu záznamů zná vždy nejnovější průmyslové standardy a pokyny a právní předpisy. V důsledku globalizace, jak se podniky rozšiřují, roste i jejich zranitelnost. Není překvapivé, že společnosti (jakékoli velikosti) se více než kdy jindy spoléhají na služby společností spravujících záznamy, které se starají o dokumenty a údaje, zabezpečují je, udržují a jsou schopné je poskytnout, kdykoli je to zapotřebí. Firmy pro správu záznamů používají nejmodernější zabezpečené úložiště dokumentů a udržují krok se všemi nezbytnými operacemi, aby organizace mohly fungovat bez potíží.

Žádné nebo nesprávné skartování dokumentů

Váš odpad může být „pokladem“ nejen pro zloděje, kteří mají v úmyslu poškodit váš podnik, ale i pro vaše konkurenty a podvodníky. Jsou lidé, kteří aktivně vyhledávají a prohledávají místa, kam právě společnosti vyhazují svůj odpad, a to proto, aby mohli „vyzobat“ důležité dokumenty. Jediný způsob, jak uniknout tomuto osudu, je pořádně dokumenty skartovat. Pokud jste otáleli se skartací dokumentů, musíte se znovu zamyslet nad možným rizikem „úniku“ informací nebo „krádeže“.

Nesoulad se současnými zákony a nařízeními

Zdá se to jako malá pravděpodobnost, že by se firma mohla dostat do problémů kvůli nedodržení pokynů pro uchovávání a likvidaci dokumentů. Problémy se soudními spory se však vyskytují v tichosti často. Neuchovávání důvěrných záznamů podle předpisů může mít za následek časově a finančně náročné soudní spory a poškození dobré pověsti obchodní značky. Ujistěte se, že vaše organizace je důkladná, pokud jde o správu důvěrných a citlivých záznamů podle zákona.

Vlastní skladovací jednotky pro ukládání dokumentů

Skladovací jednotky se mohou jevit jako nákladově efektivní řešení, ale ve skutečnosti jsou méně bezpečné. Outsourcovat kompletní servis správy záznamů, a zajistit tak uchovávání dokumentů mimo pracoviště je mnohem bezpečnější a spolehlivější.

Vyhněte se výše uvedeným chybám, abyste se nemuseli potýkat s právními, obchodními nebo provozními problémy.